In control op de aansturing van samenwerkingen

Segmenteren en digitaliseren van samenwerkingen:
onmisbare ingrediënten voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering.


Segmenteren van partners en leveranciers


Grip op samenwerkingen wordt hopelijk dé focus voor 2019.

Alhoewel deze kop alle schijn heeft van eigenbelang, is er ook iets voor te zeggen. Ik schrik namelijk bij mijn klanten regelmatig van de impact die hun partners en leveranciers hebben op de organisatie. De invloed op zowel de continuïteit als de klanttevredenheid is vaak groot.
Met name als er sprake is van uitbesteding van taken rondom de kernactiviteit. De organisatie is dan afhankelijk geworden van derden. En dat betreft dan niet vier of vijf partijen, maar vele tientallen.
Als ik mijn klanten hiermee confronteer, schrikken ze gelukkig zelf ook. De schrik zit dan natuurlijk niet in de afhankelijkheid van andere partijen. Maar men beseft ineens hoe beperkt de controle is over (de aansturing van) al die samenwerkingen. Denk bijvoorbeeld aan een woningcorporatie die alle reparaties van woningen heeft uitbesteed aan meerdere aannemers.


Gewicht geven aan iedere partner en leverancier

Om grip te krijgen op het totaal aan samenwerkingen met partners en leveranciers, moet je eerst weten welke partner welke positie inneemt. Om dit te bereiken heb ik een model opgezet dat partners 'visueel' weergeeft in een simpel, maar doeltreffend schema (zie de graphic hierboven).
Hierbij worden drie cruciale vragen beantwoord:
1. Wat is de impact van een partner / leverancier op onze bedrijfsvoering?
2. Hoe sterk is onze organisatie afhankelijk van deze partij?
3. Hoe verhouden de partners zich tot elkaar?

Hierdoor wordt in één keer inzichtelijk welke partijen u dicht tegen uw organisatie moet aanhouden.
De grootte van de bollen wordt bepaald op basis van een aantal specifieke kenmerken. Bijvoorbeeld op basis van het aantal opdrachten dat een partner uitvoert of de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. 


Een nieuwe visualisatie van organisaties

Waarschijnlijk heeft uw organisatie er ook één: de bekende hark of een variant erop, als weergave van uw organisatie. Deze schema's staan vaak symbool voor de gewenste aansturing:  hiërarchisch, plat, matrix, etcetera. Daar is niets mis mee uiteraard.

MAAR: ze visualiseren slechts een deel van uw activiteiten.
U heeft immers een hoop werkzaamheden buiten de deur gelegd. Mijn definitie van uw organisatie is daarom: uw organisatie = uw organisatie plus uw partners.
Het is te simpel voor woorden, maar bijzonder doeltreffend. Onderstaande graphic maakt het duidelijk. 


Digitaliseren van samenwerkingen

Waarom plaats ik partnermanagement en ICT in één blog?
De regels voor een blog zijn immers: houd het kort en benoem maar één thema. De reden is dat het één niet zonder het ander kan. 


In control op de aansturing van samenwerkingen: zonder automatisering is dit niet meer mogelijk.

Een aantal redenen hiervoor is:
- het aantal partners en leveranciers is vaak groot
- het aantal te bewaken afspraken nog groter
- afdelingen weten niet van elkaar wie met wie werkt
- de data uitwisseling is vaak afwezig of onbetrouwbaar
- de werkzaamheden van iedere partij in een samenwerking worden beschreven als twee processen, in plaats van één proces met verschillende actoren.



In control op de aansturing van samenwerkingen: mijn top drie digitale 'basisfaciliteiten'.

Wat heeft u minimaal nodig om een vloeiende samenwerking te creëren van contract(-afspraken) naar uitvoering naar het monitoren & evalueren van de resultaten van de samenwerking?

1 Faciliteiten voor centraal beheer van alle contracten en afspraken: vastleggen van heldere afspraken, het monitoren van de afspraken en het vastleggen van gezamenlijke procesbeschrijvingen.

2 Data-& systeemintegratie tussen de betrokken operationele systemen: het creëren van digitale verbindingen tussen organisaties met als doel informatie uitwisseling, procesondersteuning en toegang tot/gebruik van een centrale databron voor alle users in een proces.
Eigenlijk is dit punt al achterhaald. In een aantal sectoren werken meerdere partijen al samen in één systeem, in plaats van hun eigen systemen met elkaar te koppelen.

3 Business Intelligence faciliteiten. Uiteraard meten organisaties de prestaties van partnerschappen. Vaak als jaarlijkse activiteit of als evaluatie voor een contractverlenging.
Wilt u echt 'in control' komen, zorg dan voor sturingsmiddelen die ingezet kunnen worden om de dagelijkse uitvoering te ondersteunen.
Zo zou u met het grootste gemak een uitdraai moeten kunnen maken van de werkzaamheden die een partner op dit moment heeft openstaan.


In control op de aansturing van samenwerkingen: begin met wat je hebt

Een goede inventarisatie rondom uw partners en de systemen die u in huis heeft, is de eerste stap om 'in control' te komen op de aansturing van samenwerkingen. Uiteraard ga ik graag met u het gesprek aan.


Leestip: blog over samenwerkingen en blockchain.

Reageren niet mogelijk

dided.nl download