ICT samenwerking tussen twee woningcorporaties: harmoniseren van ICT en processen
Beginsituatie
Twee woningcorporaties in Noord Holland willen al enige tijd een ICT samenwerking vormen.
Beide partijen zien een ICT samenwerking als middel om de continuïteit van de organisaties te verbeteren en kosten te besparen.
Daarnaast verwacht men beter in te kunnen springen op efficiency- en compliance vraagstukken.
Binnen de samenwerking willen de corporaties gezamenlijk optreden richting leveranciers, kennis delen en personele uitwisseling mogelijk maken.
Binnen de samenwerking worden meerdere ICT systemen en processen geharmoniseerd. Partijen streven naar een uniforme werkwijze, waarbij dezelfde applicaties op dezelfde wijze zijn ingericht.
De rol van dided bij dit project is het opzetten van de samenwerking op ICT gebied en het begeleiden van de uitvoering van de projecten (programma management).
Uitvoering van de opdracht
Als eerste stap is getoetst wat de basis is voor een een succesvolle samenwerking. Hierbij is niet alleen gekeken naar de visie van beide organisaties, maar juist ook naar de operationele 'ICT setting' van de woningcorporaties. Dit laatste is met name gedaan om de uitvoerbaarheid van de samenwerking vooraf in te kunnen schatten.
Belangrijke onderdelen van deze basis zijn:
- Gelijke visie op de voordelen van samenwerken op het gebied van ICT.
- Gelijkheid in basis automatiserings-omgeving.
- Ambitie vanuit directies en MT’s om organisaties (nog) meer te automatiseren.
- Streven naar een uniforme werkwijze en werken volgens standaarden.
Om de samenwerking vlot en gedegen tot stand te laten komen, is als tweede stap een Plan van Aanpak opgesteld.
Hierbij is aandacht besteed aan zowel het samenstellen van de projecten die moeten worden uitgevoerd, als voor het inventariseren van verschillen tussen beide partijen.
Dit heeft inzicht gegeven in welke verschillen vooraf uitgewerkt moesten worden en welke verschillen op projectniveau opgelost konden worden.
De prioritering van de projecten is dusdanig opgesteld, dat beide organisaties in een vroeg stadium de vruchten kunnen plukken van de samenwerking. Daarnaast is aandacht besteed aan het beheer van de samenwerking, zodat de samenwerking levendig en actueel blijft.
Na goedkeuring van het Plan van Aanpak door beide RvC's is de uitvoering in gang gezet.
Er is een procesportaal opgetuigd, de inrichting van het Document Management Systeem is gelijkgetrokken en beide corporaties krijgen de beschikking over een digitale inspectie module.
Resultaat
Het resultaat van het optuigen van deze samenwerking:
(1) een vlotte implementatie en balans in de belangen van beide partijen
(2) lagere implementatiekosten op het gebied van ICT door een sterkere onderhandelingspositie bij de primair systeem leverancier.
(3) betere processen door kennisdeling op het gebied van procesinrichting en privacybeleid.
(4) de mogelijkheid voor het delen van resources / uitwisselen van medewerkers.
