Selectie en implementatie DMS

Toewerken naar 1 platform voor alle ongestructureerde data

Beginsituatie

Een woningcorporatie in het westen van het land heeft te maken met een zeer beperkt gebruik van het Document Management Systeem.
Niet alle teams gebruiken het systeem, gebruikers klagen over de gebruiksvriendelijkheid en de regelgeving kan niet eenvoudig worden geborgd/toegepast.

Uitvoering van de opdracht

Als eerste stap is een visie-document opgesteld waarbij niet het DMS of de klachten het uitgangspunten vormde, maar de wens om te komen tot 1 platform voor het managen en gebruiken van alle documenten en content.
Er is een visie op 'Enterprise Content Management' opgesteld, waar ook wensen in zijn meegenomen zoals het reduceren van gebruik van domme netwerkschijven en het vergroten van de grip op samenwerkingen (door een omgeving te bieden waarbij de corporatie in control is op de opzet en het beheer van data).

De tweede stap is een selectie geweest, waarbij niet alleen is gekeken naar functionaliteit, maar juist ook naar het partnerschap en klantbediening. Er is dus niet alleen een systeem gekozen, maar ook of de leverancier en haar productportfolio goed zal landen in de organisatie en mee kan groeien in het (toekomstige) applicatielandschap.

De derde stap is uiteraard de implementatie geweest. Wat deze implementatie bijzonder heeft gemaakt is dat het een combinatie implementatie is geweest van een DMS / ECM systeem, een DPIA inclusief doorvoering van maatregelen in de inrichting, uitbreiding van data-integraties en een roadmap voor doorontwikkeling van DMS naar ECM. De afdeling Control heeft tijdens de implementatie een audit uitgevoerd op zaken als inrichting, conversie en projectleiding.

Eindresultaat

Een opgeleverde combinatie van systeem & governance dat goed is ingepast in het applicatie- en datalandschap van de klant.

 

 

Nog geen reacties

Laat een bericht achter

dided.nl download